La tecnología forma parte de prácticamente todas las decisiones que tomamos en las organizaciones, pero no siempre se habla de ella desde la experiencia real del día a día.
Tech sin Filtro nace precisamente con ese objetivo: abrir conversaciones honestas sobre los retos tecnológicos que afectan a las empresas, explicados de forma sencilla, práctica y conectada con el negocio.
En este primer episodio, Iria Villar, Marketing Manager de h&k, conversa con Adrià Solana, Security & Compliance Specialist de h&k, y Miguel Ángel Sanz, Iberia Senior Account Executive de AvePoint, sobre un problema cada vez más común en las organizaciones: el Diógenes Digital.
Un fenómeno que va mucho más allá de acumular archivos y que impacta directamente en los costes, la productividad, la seguridad y la preparación de las empresas para la inteligencia artificial.
A lo largo de este artículo repasaremos las principales reflexiones compartidas durante la conversación: por qué acumulamos información sin control, cuáles son los riesgos de esta práctica para las empresas, cómo afecta a la seguridad y a los proyectos de IA, y qué estrategias pueden ayudarnos a gestionar mejor el ciclo de vida de los datos.
Todos hemos vivido alguna vez la sensación de guardar algo "por si acaso".
Un documento antiguo, una versión anterior de una presentación, una carpeta que nadie utiliza desde hace años o miles de fotografías que jamás volveremos a revisar. Lo que antes ocurría en un trastero o en un armario, ahora sucede en servidores, plataformas cloud, SharePoint, OneDrive o Google Workspace.
La diferencia es que el almacenamiento digital parece infinito, lo que ha eliminado la necesidad de tomar decisiones sobre qué conservar y qué eliminar. El resultado es una acumulación constante de información que crece a un ritmo mucho mayor del que somos capaces de gestionar.
Idea clave: El problema no es almacenar información. El problema es no tener criterios para gestionarla.
La conversación dejó claro que detrás de este fenómeno hay una combinación de factores humanos y tecnológicos.
Por un lado, existe un componente psicológico evidente:
Por otro lado, la evolución tecnológica ha facilitado enormemente esta conducta.Las plataformas cloud han reducido los costes de almacenamiento y han transmitido durante años un mensaje implícito:
"Guarda todo, ya habrá espacio."
Sin embargo, aunque la capacidad parezca ilimitada, los problemas derivados de esa acumulación siguen existiendo.
Uno de los ejemplos más repetidos en las organizaciones sigue siendo el famoso:
Paradójicamente, muchas herramientas actuales ya incorporan sistemas de versionado automático que permiten recuperar cualquier versión anterior sin necesidad de duplicar archivos.
Aun así, muchas personas continúan creando copias manuales porque desconocen estas funcionalidades o no confían plenamente en ellas.
Más que un problema tecnológico, estamos ante un problema de adopción y formación. A veces, una breve sesión explicando cómo funcionan las versiones puede evitar años de acumulación innecesaria.
Cuando hablamos de almacenamiento solemos pensar únicamente en espacio, pero el verdadero coste va mucho más allá.
Mantener grandes volúmenes de información en almacenamiento de acceso inmediato (almacenamiento "caliente") supone un gasto creciente para las organizaciones y gran parte de esos datos ni siquiera vuelven a utilizarse.
Durante la conversación se compartió un dato revelador:
"Aproximadamente el 80% de los documentos ofimáticos creados no vuelven a abrirse durante los siguientes 90 días."
No significa que deban eliminarse, pero sí que probablemente no necesiten estar en sistemas de acceso inmediato.
Cuanta más información acumulamos:
Todos hemos experimentado la frustración de intentar encontrar un archivo o una fotografía entre miles de elementos almacenados. El exceso de información genera ruido y reduce la eficiencia.
Una de las preguntas más interesantes del episodio fue precisamente esta: ¿Debe ser el usuario quien gestione sus datos o es una responsabilidad de la organización?
La conclusión fue clara: La responsabilidad principal es de la empresa.
Los usuarios necesitan formación y concienciación, pero no pueden asumir por sí solos la gestión completa del ciclo de vida de los datos. Las organizaciones deben:
Porque cuando la gestión depende exclusivamente de que cada persona decida qué borrar, el resultado suele ser el mismo: no se borra nada.
Existe una relación directa entre la cantidad de información almacenada y la superficie de exposición al riesgo. Cuantos más documentos existan:
La gestión del ciclo de vida del dato no es únicamente una cuestión de ahorro.
También es una medida de ciberseguridad.
Reducir información obsoleta o innecesaria significa reducir riesgos.
Uno de los puntos más relevantes del episodio fue la conexión entre el Diógenes Digital y los proyectos de IA. Muchas organizaciones están acelerando iniciativas basadas en inteligencia artificial, asistentes corporativos y soluciones como Copilot.
Pero existe un problema:
La IA aprende y responde utilizando la información disponible.
Si los repositorios contienen:
| Archivos duplicados | Información obsoleta |
| Documentos sin clasificar | Datos irrelevantes. |
Las respuestas también serán peores.
La calidad de la IA depende de la calidad de los datos. Antes de desplegar grandes proyectos de inteligencia artificial, es imprescindible revisar y gobernar correctamente la información existente.
Durante la conversación surgieron tres principios fundamentales para cualquier estrategia de gestión documental:
Responder claramente:
No toda la información tiene el mismo valor ni el mismo nivel de sensibilidad.
Es necesario distinguir entre:
Todo dato debe tener un responsable. Cuando nadie es propietario de una carpeta, un proyecto o un espacio colaborativo, nadie toma decisiones sobre él, y el crecimiento descontrolado se vuelve inevitable.
Durante años hemos aprendido a guardar información, ahora toca aprender a gestionarla. El reto ya no es disponer de espacio suficiente, sino asegurarnos de que los datos:
Porque el verdadero problema del Diógenes Digital no es la cantidad de información que almacenamos, es la falta de estrategia para gestionarla.
En este primer episodio de Tech sin Filtro, Iria Villar conversa con Adrià Solana y Miguel Ángel Sanz sobre almacenamiento, gobernanza del dato, seguridad, cloud e inteligencia artificial desde una perspectiva práctica y cercana al negocio.
👉 Mira el episodio completo y descubre cómo las organizaciones pueden empezar a poner orden en sus datos antes de que el problema siga creciendo: https://youtu.be/jr8sVnSgJbk