CASO DE ÉXITO
Sector Retail
Automatización y gobierno del dato en Recursos Humanos para una gran empresa del sector retail
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El cliente
Nuestro cliente es una gran empresa del sector retail con una plantilla de miles de empleados y una estructura organizativa distribuida.
El área de Recursos Humanos gestiona el ciclo completo del empleado apoyándose en un sistema core de gestión laboral. Este sistema actúa como herramienta operativa principal, pero está limitado en su capacidad para explotar el dato, conectarse con otros entornos y automatizar procesos.
El cliente ya trabajaba sobre entorno Microsoft, lo que permitió construir una solución complementaria sin necesidad de sustituir su sistema existente.
El reto: Unificar el dato de las diferentes fuentes de RR. HH. y eliminar procesos manuales críticos
El punto de partida del cliente no era la falta de información, sino la dependencia de procesos manuales. La operativa diaria del área de RR. HH. requería:
- Revisar datos de forma manual
- Controlar fechas clave sin automatismos
- Gestionar documentación sin trazabilidad estructurada
Además, el sistema core no permitía construir lógica de negocio ni automatizaciones sobre los datos, lo que limitaba su uso a la gestión puramente transaccional. El reto era, por tanto, crear una capa que permitiera estructurar el dato y construir automatización sobre él, manteniendo el sistema existente como fuente oficial.
La solución: Unificación del Dato, Dataverse como capa de gobierno y Power Platform como motor de automatización
h&k diseñó una solución donde el sistema core de RR. HH. se mantiene como fuente de la verdad y Dataverse se introduce como capa de explotación del dato. Se implementó un proceso de sincronización automática que, cada noche, carga la información desde el sistema origen a Dataverse, permitiendo trabajar siempre sobre un dato actualizado y estructurado.
La utilización de Dataverse responde a una decisión técnica clave:
- Permite centralizar el modelo de datos sin depender del sistema origen
- Facilita normalización y estructuración de la información
- Habilita la construcción de lógica de negocio desacoplada
- Se integra de forma nativa con Power Platform
Sobre esta base:
- Power Automate se utiliza para construir las automatizaciones
- Power Apps permite la consulta estructurada para usuarios clave
- SharePoint se utiliza como capa de acceso para el resto de usuarios, evitando la necesidad de licencias premium y reduciendo el coste global
Metodología y fases del proyecto
Definición de arquitectura
Modelado del dato
Integración y sincronización
Exposición del dato
Automatizaciones Implementadas
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Automatización #1: Analítica y activación del dato
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Automatización #2: Gestión proactiva
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Automatización #3: Control y cumplimientos
Automatización la analítica y activación del dato en RR. HH.
Mediante la integración de las diferentes fuentes de datos y la aplicación de lógica de negocio sobre Dataverse, se obtiene de forma automática información analítica y KPIs clave del área de RR. HH.
Esta base permite no solo disponer de información en tiempo real, sino también activar el dato para la toma de decisiones y la implementación de acciones orientadas a mejorar la experiencia del empleado, habilitando automatizaciones y casos de uso adicionales en función de las necesidades del negocio, sin necesidad de recurrir a procesos manuales o consolidaciones externas.
De este modo, se impulsan mejoras tanto en la operativa diaria como en la experiencia del empleado de forma simultánea.
Automatización de la gestión proactiva de contratos y ciclo de vida del empleado
A partir de las fechas de inicio y fin recogidas en Dataverse, se construyen flujos que detectan la proximidad de hitos contractuales (fin de periodo de prueba, fin de contrato o interinidad).
Esta información se vuelca en listas de SharePoint accesibles para cada responsable, donde pueden visualizar los empleados bajo su gestión y anticipar decisiones. Este enfoque no solo elimina la necesidad de revisiones manuales, sino que incrementa la eficiencia en procesos de renovación y gestión del talento, facilitando una gestión más proactiva y escalable del ciclo de vida del empleado.
Además, permite activar alertas, priorizar acciones y asegurar el seguimiento de cada caso en tiempo y forma, evitando pérdidas de información y mejorando la coordinación entre equipos implicados.
Automatización del control documental y cumplimiento normativo (PRL)
El sistema cruza la información de empleados con las bibliotecas de certificados almacenadas en SharePoint. En función del puesto de cada empleado, identifica la documentación obligatoria y verifica qué certificados están disponibles y cuáles faltan. El resultado se presenta en listados estructurados donde se indica el estado de cada documento y se enlaza directamente al archivo correspondiente cuando existe.
Este enfoque permite asegurar el cumplimiento normativo de forma continua, eliminando la dependencia de revisiones manuales y minimizando riesgos asociados a documentación incompleta o desactualizada.
Además, habilita una gestión centralizada y escalable del control documental, facilitando la trazabilidad, el seguimiento y la activación de acciones sobre cada caso en función de su estado.
Entregables
El proyecto se materializó en entregables concretos y accionables, diseñados para estructurar, centralizar y activar el dato de RR. HH., generando impacto directo en la operativa diaria y habilitando nuevas capacidades de automatización y toma de decisiones en la organización:
Mapa de fuentes de datos de RR. HH.
Modelo de datos estructurado y documentado
Definición de la “source of truth” por tipología de dato
Procesos automatizados de consolidación de información
Reglas de validación y control de calidad del dato
Guía de buenas prácticas de gestión del dato en RR. HH.
Resultados reales y escalables
Logros de negocio
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Unificación de las diferentes fuentes de datos en una única base centralizada, permitiendo trabajar sobre un dato depurado, consistente y accesible.
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Eliminación de la dependencia de tareas manuales en procesos clave de RR. HH., reduciendo el riesgo de errores.
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Mejora de la capacidad de anticipación en la toma de decisiones gracias a la visibilidad del dato.
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Incorporación de mecanismos de comunicación automatizada que mejoran la experiencia del empleado sin aumentar la carga operativa.
Logros de tecnología
- Establecimiento de una arquitectura donde el dato se actualiza diariamente y puede ser explotado de forma transversal.
- Centralización y depuración de información previamente fragmentada en distintos sistemas, mejorando la calidad y usabilidad del dato.
- Consolidación de Dataverse como núcleo del dato, permitiendo desacoplar la lógica del sistema origen y habilitar automatización real.
- Extensión del acceso a la información mediante SharePoint como capa de consumo, sin incrementar costes de licencias y optimizando la adopción.
Logros a futuro
- El uso estratégico de Dataverse como capa intermedia permite estructurar la información, desacoplarla del origen y habilitar automatización sobre procesos reales de negocio.
- La combinación de Power Platform y SharePoint permite equilibrar capacidades técnicas avanzadas con eficiencia económica, algo clave en organizaciones de gran tamaño.
- El enfoque incremental, basado en casos de uso concretos, permite demostrar valor desde fases tempranas y construir una base sólida para futuras iniciativas de analítica y automatización.
Transformación real: personas y colaboración a largo plazo 
- Las soluciones evolucionan con el negocio
- El dato se convierte en un activo estratégico
- Las personas en planta adoptan la tecnología como parte de su día a día
