CASO DE ÉXITO
Sector Gestión medioambiental y economía circular
Cómo una compañía multinacional unificó la gestión de gastos de cuatro países en una única plataforma digital
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El cliente
EL RETO: UNIFICAR LA GESTIÓN DE GASTOS EN UNA ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL
Adaptar un mismo proceso a cuatro países diferentes
El cliente necesitaba implantar una solución capaz de dar servicio a usuarios de España, Francia, Reino Unido e Italia, respetando las particularidades operativas de cada país. Esto implicaba gestionar distintos idiomas, monedas, unidades de distancia, requisitos fiscales y circuitos de aprobación, manteniendo una experiencia homogénea para todos los usuarios.
El reto consistía en evitar la proliferación de aplicaciones independientes y centralizar toda la gestión en una única plataforma.
Simplificar la administración del sistema
La configuración existente requería gestionar múltiples parámetros distribuidos en distintos puntos de configuración. La organización buscaba disponer de un modelo más sencillo y gobernable que facilitara la administración y evolución futura de la solución.
Además, era necesario consolidar criterios y formatos para simplificar aspectos relacionados con la gestión financiera y la exportación de información.
Mantener la capacidad de evolución
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Durante el proyecto aparecieron nuevas necesidades relacionadas con circuitos de aprobación, conversión de moneda, experiencia móvil, generación de informes e integración financiera.
La nueva solución debía ser capaz de absorber estos cambios sin generar complejidad adicional ni obligar a replantear la arquitectura desarrollada.
LA SOLUCIÓN: UNA ÚNICA PLATAFORMA PARA CUATRO PAÍSES
Diseñar una solución basada en configuración y no en código
Para responder a este desafío, h&k diseñó una única aplicación capaz de dar servicio a los cuatro países mediante un modelo basado en parametrización.
Las diferencias entre territorios se gestionan mediante datos de configuración y no mediante desarrollos independientes, permitiendo administrar circuitos, textos, monedas y reglas de negocio desde la propia plataforma.
Este enfoque simplifica el mantenimiento y facilita la incorporación de cambios sin necesidad de realizar desarrollos específicos para cada país.
Una aplicación orientada al usuario final
La solución permite registrar gastos de diferentes formas, adaptándose a las necesidades de los usuarios y facilitando la introducción de información desde cualquier dispositivo.
Entre las funcionalidades incorporadas destacan:
- Registro de gastos mediante fotografías de tickets.
- Importación de justificantes en PDF.
- Introducción manual de gastos.
- Gestión de kilometraje.
- Detección de posibles gastos duplicados.
- Interfaz disponible en cuatro idiomas.
- Experiencia optimizada para dispositivos móviles.
Lectura inteligente de justificantes mediante IA
Uno de los elementos más diferenciales del proyecto fue la incorporación de capacidades de inteligencia artificial para automatizar la captura de información.
Mediante Azure AI Document Intelligence, la solución es capaz de interpretar justificantes y tickets, reduciendo el esfuerzo manual necesario para registrar los gastos y mejorando la experiencia de usuario. Esta funcionalidad permitió automatizar una parte importante del proceso sin requerir licencias premium para los usuarios finales.
Aprobaciones configurables para cada país
La solución incorpora circuitos de aprobación adaptados a las necesidades de cada territorio y de cada usuario. Los flujos pueden incluir uno o varios niveles de validación y se gestionan mediante configuración, permitiendo adaptar el proceso a cambios organizativos sin modificar la aplicación. Además, se incorporaron notificaciones automáticas mediante Outlook y Microsoft Teams con enlaces directos a las tareas pendientes.
Integración con los procesos financieros
La plataforma fue diseñada para integrarse con los procesos contables de la organización. La exportación de información se realiza de forma automática hacia SAP, incluyendo procesos de conversión de moneda y generación de un formato único válido para todos los países participantes. Asimismo, la solución incorpora procesos automáticos de archivado y purga que ayudan a mantener el rendimiento incluso con volúmenes elevados de información.
EL RESULTADO: MÁS CONTROL, MENOS COMPLEJIDAD Y UNA ÚNICA FORMA DE TRABAJAR
01. Una plataforma común para una operación internacional
Nuestro cliente dispone ahora de una única solución para gestionar gastos en distintos países, idiomas y contextos operativos. La organización ha conseguido unificar procesos que anteriormente requerían configuraciones diferenciadas, facilitando el gobierno de la plataforma y simplificando su evolución futura.
02. Automatización del proceso de gestión de gastos
La incorporación de lectura inteligente de justificantes, validaciones automáticas y flujos de aprobación configurables ha permitido reducir el esfuerzo administrativo asociado al registro y tratamiento de gastos. Los usuarios pueden completar sus solicitudes con mayor rapidez mientras que los aprobadores disponen de información más estructurada para la toma de decisiones.
03. Integración con la operativa financiera
La conexión con SAP permite mantener una gestión más eficiente de la información financiera y reducir tareas manuales relacionadas con la exportación de datos. La solución genera información preparada para los procesos contables, facilitando la consistencia y trazabilidad de los datos.
04. Integración con la operativa financiera
A fecha de octubre de 2026, la plataforma contaba con resultados significativos de adopción:
- 814 usuarios activos distribuidos entre España, Reino Unido e Italia.
- 2.860 gastos registrados.
- 191 informes exportados a SAP.
- 9 de cada 10 decisiones tomadas en tres días o menos.
Estos datos reflejan la capacidad de la plataforma para operar en entornos internacionales con un elevado volumen de usuarios y transacciones.
Transformación real: personas y colaboración a largo plazo 
- Las soluciones evolucionan con el negocio
- El dato se convierte en un activo estratégico
- Las personas en planta adoptan la tecnología como parte de su día a día
