CASO DE ÉXITO
Sector Sanitario
Gestión y trazabilidad de imputaciones de tiempo con Microsoft Power Platform
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El cliente
Una compañía farmacéutica líder en España, con más de 90 años de experiencia en la investigación, desarrollo, producción y comercialización de medicamentos. Comprometida con la transformación digital y la excelencia operativa, impulsa iniciativas destinadas a mejorar la gestión de la información y facilitar la toma de decisiones basada en datos, manteniendo su posición de liderazgo en un sector altamente competitivo.
Como parte de esta estrategia, la organización identificó la necesidad de contar con una mayor visibilidad sobre la dedicación de sus equipos a los proyectos de investigación, asegurando la disponibilidad de información fiable y trazable que facilitara el seguimiento de la actividad y la toma de decisiones.
EL RETO: CONVERTIR LAS IMPUTACIONES DE TIEMPO EN
INFORMACIÓN FIABLE
Superar las limitaciones de un modelo basado en Excel
La gestión de las imputaciones de tiempo se realizaba mediante archivos Excel enviados periódicamente por los usuarios. Este modelo dificultaba el control del proceso, generaba dependencias manuales y complicaba la consolidación de información para generar análisis fiables, además, la organización no disponía de mecanismos suficientes para validar la información reportada ni garantizar que los registros respondieran a criterios homogéneos.
Garantizar la trazabilidad y el gobierno del dato
Otro de los principales desafíos era la falta de trazabilidad. Los registros podían modificarse de forma retroactiva sin un control adecuado, resultando difícil conocer quién había realizado cambios, cuándo se habían producido o qué información había sido modificada. La ausencia de mecanismos de aprobación y supervisión limitaba la confianza en los datos disponibles y dificultaba su utilización para la toma de decisiones.
Preparar la información para su explotación analítica
La organización necesitaba disponer de información consolidada y estructurada que permitiera analizar la dedicación de los equipos a proyectos y actividades de investigación. El reto no consistía únicamente en registrar horas, sino en convertir esas imputaciones en una fuente de información fiable, gobernada y preparada para generar indicadores, cuadros de mando y análisis operativos.
LA SOLUCIÓN: UNA PLATAFORMA DE IMPUTACIÓN GOBERNADA Y TRAZABLE
Analizar el proceso y definir un modelo de gestión común
Para dar respuesta a este desafío, h&k realizó un análisis funcional del proceso de imputación existente, identificando las necesidades de negocio, las reglas operativas y los requisitos de control necesarios para garantizar la calidad de la información.
Este trabajo permitió definir un modelo común de gestión de imputaciones, alineado con la operativa de los equipos y preparado para ofrecer trazabilidad completa de la información registrada.
Una plataforma preparada para la gestión diaria
La solución se construyó sobre Microsoft Power Platform, permitiendo centralizar el registro de dedicaciones en una única plataforma accesible para todos los usuarios.
Mediante una aplicación desarrollada con Power Apps, los profesionales pueden registrar de forma sencilla su dedicación semanal a proyectos y fases específicas, manteniendo un histórico permanente de la información reportada.La plataforma permite asociar horas a proyectos, consultar registros previos y gestionar toda la información desde un entorno único y controlado.
Este trabajo permitió definir un modelo común de gestión de imputaciones, alineado con la operativa de los equipos y preparado para ofrecer trazabilidad completa de la información registrada.
Gobierno del dato y control de modificaciones
Uno de los elementos clave del proyecto fue la incorporación de mecanismos de gobierno para garantizar la fiabilidad de las imputaciones. Para ello, se implementaron flujos de aprobación mediante Power Automate y Microsoft Approvals que permiten supervisar cualquier modificación posterior de los registros.
Además, se incorporaron notificaciones automáticas y mecanismos de cierre de periodos de imputación, evitando modificaciones fuera de plazo y reforzando la calidad de la información disponible.
Preparar la información para su análisis
La solución fue diseñada para facilitar la explotación posterior de los datos. La información registrada queda estructurada y preparada para ser utilizada en Power BI, permitiendo generar indicadores de dedicación, análisis de proyectos y cuadros de mando para responsables y dirección.
EL RESULTADO: UNA GESTIÓN DE PERSONAS MÁS EFICIENTE, DIGITAL Y BASADA EN DATOS
01. Una única fuente de información para las imputaciones
La organización dispone ahora de una plataforma centralizada para gestionar las imputaciones de tiempo, eliminando la dependencia de archivos Excel distribuidos y consolidando toda la información en un único entorno. Esto ha permitido estandarizar el proceso, mejorar la consistencia de los datos y facilitar el acceso a información actualizada para todos los responsables implicados.
02. Información fiable para la toma de decisiones
La incorporación de mecanismos de validación, históricos y aprobaciones proporciona una mayor confianza en la información registrada. Los responsables cuentan ahora con datos más fiables sobre la dedicación de los equipos a proyectos y actividades, facilitando la planificación, el seguimiento y la toma de decisiones basada en información verificable.
03. Trazabilidad completa y gobierno del dato
La solución permite conocer qué información ha sido registrada, modificada o aprobada a lo largo del tiempo.
Los históricos permanentes y los flujos de aprobación garantizan un mayor control sobre el proceso y refuerzan la trazabilidad de toda la información gestionada.
04. Una base preparada para la explotación analítica
La organización dispone ahora de datos estructurados y preparados para su análisis mediante Power BI. Esto facilita la generación de indicadores de dedicación, el seguimiento de la inversión de tiempo entre proyectos y la elaboración de cuadros de mando para responsables y dirección.
05. Un proceso preparado para evolucionar
Más que digitalizar un proceso existente, el proyecto permitió transformar las imputaciones de tiempo en una fuente de información fiable, gobernada y explotable para la gestión de proyectos de investigación. La plataforma establece las bases para futuras evoluciones orientadas a ampliar métricas, automatizar procesos de reporting y consolidar un modelo corporativo de gestión y análisis de la dedicación de los equipos.
Transformación real: personas y colaboración a largo plazo 
- Las soluciones evolucionan con el negocio
- El dato se convierte en un activo estratégico
- Las personas en planta adoptan la tecnología como parte de su día a día
