CASO DE ÉXITO
Sector Sanitario
Cómo una firma Legal transformó el puesto de trabajo de su firma con Microsoft 365
El cliente
Una firma legal de más de 40 abogados acompaña a sus clientes en situaciones jurídicas de distinta naturaleza y trabaja a diario con documentación e información crítica que debe estar disponible para sus profesionales de forma segura y ágil. En este contexto, contar con un puesto de trabajo que facilite el acceso a la información, la colaboración entre abogados y la atención a los clientes es clave para mantener la calidad y eficiencia del servicio jurídico.
Aunque la firma ya trabajaba en un entorno cloud, su infraestructura basada en servidores de escritorio remoto compartidos limitaba el uso de herramientas clave como Microsoft Teams, OneDrive y SharePoint.
Esto dificultaba tareas habituales como acceder y trabajar sobre la documentación de un cliente, colaborar con otros profesionales o participar en reuniones desde fuera de la oficina. La firma necesitaba evolucionar hacia un modelo de puesto de trabajo más flexible, sencillo de gestionar y capaz de aprovechar realmente las capacidades de Microsoft 365.
EL RETO: ELIMINAR LAS BARRERAS QUE IMPEDÍAN APROVECHAR MICROSOFT 365
Una infraestructura que limitaba la colaboración
La firma operaba sobre una infraestructura basada en servidores de escritorio remoto compartidos, accesibles mediante Citrix. Aunque este modelo permitía acceder a las aplicaciones corporativas, generaba importantes limitaciones a la hora de aprovechar las capacidades modernas de Microsoft 365. La sincronización continua de archivos mediante OneDrive no funcionaba correctamente en un entorno multiusuario y Microsoft Teams presentaba problemas relacionados con audio, vídeo y colaboración.
Esto dificultaba situaciones habituales en el día a día de la firma, como consultar y trabajar sobre la documentación de un cliente desde fuera de la oficina, revisar y editar documentos con otros abogados o participar en reuniones con clientes y equipos internos sin limitaciones técnicas.
Evolucionar la gestión documental
La forma de gestionar la documentación también suponía un reto. Para los profesionales de la firma, esto se traducía en una forma de trabajar menos ágil cuando necesitaban consultar documentación de un cliente, revisar un documento con otro abogado o acceder a un expediente mientras trabajaban fuera de la oficina.
La firma necesitaba evolucionar hacia un modelo documental más moderno, alineado con las capacidades de SharePoint Online y OneDrive for Business, y adaptado a las necesidades de un entorno profesional donde la documentación es un elemento crítico del trabajo diario.
Crear un puesto de trabajo preparado para el futuro
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El objetivo era disponer de un entorno accesible desde cualquier lugar, más sencillo de administrar, preparado para crecer y capaz de ofrecer una experiencia homogénea a todos los profesionales, independientemente de dónde trabajaran y de las necesidades de cada área de la firma.
LA SOLUCIÓN: UN PUESTO DE TRABAJO MODERNO BASADO EN MICROSOFT 365
Analizar las necesidades para diseñar el nuevo modelo
Para dar respuesta a este desafío, h&k realizó un análisis del entorno existente con el objetivo de identificar las limitaciones del modelo de trabajo basado en escritorios remotos y definir una estrategia de evolución alineada con las necesidades reales de los usuarios.
Un entorno de trabajo accesible desde cualquier lugar
La nueva solución se apoyó en una arquitectura cloud basada en tecnologías Microsoft, proporcionando a cada profesional un entorno de trabajo individual, seguro y accesible desde cualquier ubicación.
De este modo, los abogados pueden acceder a sus aplicaciones y documentación desde su puesto habitual, durante una reunión con un cliente, trabajando desde casa o desde cualquier otra ubicación autorizada, sin depender de un escritorio remoto compartido.
Se modernizó la gestión de identidades, se desplegaron nuevos escritorios en la nube y se habilitó una estructura documental basada en SharePoint Online y OneDrive for Business, permitiendo que la información estuviera disponible de forma segura y sincronizada para todos los equipos.
Además, se mantuvo la compatibilidad con las aplicaciones de negocio necesarias para la operativa diaria del despacho, garantizando una transición sin interrupciones.
Una gestión documental preparada para colaborar
Como parte del proyecto se diseñó una nueva estructura documental basada en SharePoint Online que permitió organizar la información corporativa, departamental y de clientes dentro de un único entorno digital.
Los usuarios pasaron a disponer de acceso web y sincronizado a la documentación, facilitando el acceso a la información, el control de versiones y una gestión documental más ágil, elementos fundamentales para una firma que trabaja constantemente con documentación crítica.
Adopción y puesta en marcha
La modernización tecnológica se acompañó de sesiones de formación, documentación específica y soporte durante la transición.
EL RESULTADO: UNA FIRMA MÁS COLABORATIVA, FLEXIBLE Y PREPARADA PARA EL FUTURO
01. Un verdadero puesto de trabajo moderno
Hoy, los profesionales de la firma pueden acceder a su entorno de trabajo desde cualquier lugar utilizando sus credenciales corporativas habituales y disponer de todas sus aplicaciones, documentos y recursos en un único entorno digital.
Esto permite que el trabajo no dependa de estar físicamente en el despacho: un profesional puede continuar revisando documentación, preparar una reunión con un cliente, colaborar con otros abogados o acceder a la información que necesita para avanzar en sus asuntos desde la ubicación en la que se encuentre.
02. Colaboración y productividad sin limitaciones
La implantación permitió adoptar plenamente Microsoft Teams y OneDrive for Business en toda la organización, eliminando las limitaciones técnicas que existían en el entorno anterior. Los profesionales pueden ahora colaborar sobre documentos en tiempo real, compartir información de forma segura y aprovechar las capacidades colaborativas de Microsoft 365 que anteriormente no podían utilizar de forma efectiva.
03. Resultados medibles
La modernización del puesto de trabajo permitió alcanzar la adopción del 100% de Microsoft Teams y 100% de OneDrive for Business por parte de la organización. Además, la firma eliminó completamente los costes asociados a las licencias Citrix y a los servidores RDP compartidos, simplificando significativamente la arquitectura tecnológica y reduciendo la complejidad operativa.
04. Seguridad, continuidad y resiliencia
La nueva plataforma incorpora mecanismos de protección, control y recuperación que garantizan la continuidad del negocio y la seguridad de la información corporativa.
La organización cuenta con una cobertura de backup automatizada para servidores Azure, Microsoft 365 y escritorios cloud, incluyendo ciclos de retención diarios, semanales y mensuales que refuerzan la resiliencia del entorno. Además, la gestión centralizada de usuarios, dispositivos y accesos proporciona una mayor visibilidad y control sobre el entorno tecnológico de la firma.
05. Una transformación que va más allá de la tecnología
Más que sustituir una infraestructura tecnológica, el proyecto permitió a la firma modernizar la forma de trabajar de toda la organización, eliminando barreras de colaboración, simplificando la gestión tecnológica y creando un entorno digital más seguro, flexible y preparado para aprovechar todo el potencial de Microsoft 365.
Transformación real: personas y colaboración a largo plazo 
- Las soluciones evolucionan con el negocio
- El dato se convierte en un activo estratégico
- Las personas en planta adoptan la tecnología como parte de su día a día
