CASO DE ÉXITO
Sector Legaltech/ Servicios de confianza digital
Cómo una empresa de servicios de confianza digital automatizó la cumplimentación de cuestionarios mediante IA y reutilización del conocimiento corporativo
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El cliente
Una compañía especializada en servicios de confianza digital, identidad, contratación electrónica y cumplimiento normativo ayuda a organizaciones de distintos sectores a garantizar la seguridad jurídica y la trazabilidad de sus procesos digitales.
En este contexto, la cumplimentación de cuestionarios de proveedores, auditorías, seguridad y cumplimiento requería localizar información en múltiples fuentes, reutilizar respuestas anteriores y recopilar evidencias que respaldaran cada respuesta. Un proceso manual que podía requerir horas o incluso jornadas de trabajo.
Para agilizar esta actividad, h&k diseñó una solución basada en IA generativa y Microsoft Copilot Studio capaz de analizar cuestionarios, reutilizar conocimiento corporativo y localizar automáticamente las evidencias asociadas.
El resultado es un proceso más rápido, homogéneo y trazable que permite a los usuarios concentrarse en validar la información en lugar de invertir gran parte de su tiempo en buscarla.
EL RETO: CONVERTIR EL CONOCIMIENTO CORPORATIVO EN UNA FUENTE DE RESPUESTAS FIABLE Y REUTILIZABLE
Un proceso intensivo en búsquedas manuales
Antes de la implantación de la solución, la gestión de cuestionarios se realizaba principalmente de forma manual. Los usuarios debían revisar cada pregunta, localizar información en cuestionarios anteriores y otras fuentes documentales, identificar una posible respuesta y, cuando era necesario, buscar también la evidencia o documentación que la respaldase.
En función del tamaño, complejidad y nivel de evidencia requerido, la cumplimentación de un cuestionario podía llevar desde varias horas hasta varias jornadas de trabajo.
Dependencia del conocimiento individual
Gran parte del trabajo dependía de la experiencia de las personas que ya habían participado en cuestionarios similares. Conocer qué respuesta utilizar, dónde encontrar la información y qué documentación podía servir como evidencia aportaba un valor importante al proceso, pero hacía que parte del conocimiento estuviera vinculado a determinados perfiles. Esta situación dificultaba la transferencia del conocimiento y hacía más complejo escalar el proceso cuando aumentaba el volumen de cuestionarios.
Reutilizar de forma efectiva el conocimiento corporativo
La organización disponía de información generada durante procesos anteriores: respuestas a cuestionarios, documentación interna y evidencias asociadas. El reto no era generar ese conocimiento de nuevo, sino encontrarlo y reutilizarlo de forma rápida y sistemática.
Las respuestas ya elaboradas representaban una fuente de conocimiento de gran valor, pero localizar la información adecuada para cada nueva pregunta requería tiempo y trabajo manual. El objetivo era convertir ese conocimiento acumulado en un recurso accesible que ayudara a responder nuevos cuestionarios con mayor rapidez y consistencia.
LA SOLUCIÓN: UNA ARQUITECTURA DE AGENTES ESPECIALIZADOS BASADA EN IA GENERATIVA
Automatizar el análisis de los cuestionarios
Para responder a este desafío, h&k diseñó una solución capaz de automatizar buena parte del trabajo inicial asociado a la cumplimentación de cuestionarios.El proceso comienza con la recepción de un cuestionario en formato Excel. A partir de ahí, la solución analiza sus preguntas, consulta las fuentes de conocimiento configuradas y genera propuestas de respuesta basadas en la información disponible en la organización.
De esta forma, el usuario deja de comenzar cada cuestionario desde cero y recibe un resultado inicial sobre el que puede realizar la revisión y validación correspondiente.
Una arquitectura basada en agentes especializados
La solución se construyó sobre Microsoft Copilot Studio mediante una arquitectura de agentes especializados, en la que cada componente tiene una responsabilidad concreta dentro del proceso. Un agente principal coordina el procesamiento completo del cuestionario y gestiona la ejecución de las diferentes tareas necesarias. Sobre esta capa de orquestación trabajan dos agentes especializados:
- Agente de respuestas: analiza las preguntas y busca información relevante en las fuentes de conocimiento disponibles para generar una propuesta de respuesta.
- Agente de evidencias: localiza las referencias, documentos y URLs que permiten respaldar las respuestas generadas.
Esta separación permite especializar cada función y facilita el control del proceso, evitando concentrar en un único agente tareas con objetivos diferentes.
Convertir el conocimiento acumulado en respuestas reutilizables
Uno de los elementos clave de la solución es su capacidad para aprovechar el conocimiento que la organización ya había generado. Los agentes pueden consultar cuestionarios anteriores, documentación almacenada en SharePoint Online y otras fuentes de conocimiento configuradas, utilizando esa información como base para elaborar nuevas respuestas.
La solución permite pasar de un modelo basado en “buscar la respuesta” a otro en el que la organización puede “consultar su propio conocimiento” de forma automatizada.
Automatización del proceso con Power Platform
SharePoint Online actúa como repositorio documental y fuente de conocimiento, mientras que las listas de SharePoint permiten registrar los diferentes estados y resultados de cada ejecución. La arquitectura combina IA generativa, agentes especializados, automatización de procesos y gestión documental dentro de un único flujo de trabajo.
Seguimiento y trazabilidad de cada ejecución
Cada procesamiento queda registrado mediante un sistema de logs que permite conocer el estado del cuestionario. La solución utiliza estados como En curso, Error o Finalizado, facilitando la identificación de ejecuciones pendientes o que requieren atención.
EL RESULTADO: DE LA BÚSQUEDA MANUAL A LA RESPUESTA ASISTIDA POR IA
01. De horas o jornadas a minutos
Uno de los principales impactos observados durante las pruebas fue la reducción del tiempo necesario para realizar las tareas iniciales de análisis y propuesta de respuestas.Mientras que determinados cuestionarios podían requerir varias horas o incluso jornadas completas de trabajo manual, el procesamiento automatizado se sitúa, de forma general, en el ámbito de varios minutos, dependiendo del número de preguntas, la complejidad del cuestionario y la cantidad de información y evidencias que sea necesario consultar.
El tiempo final hasta disponer de un cuestionario definitivo continúa dependiendo de la revisión humana, pero el cambio fundamental está en que la búsqueda, el análisis y la propuesta inicial dejan de consumir horas de trabajo manual.
02. Conocimiento reutilizable y respuestas más consistentes
La reutilización sistemática del conocimiento corporativo ayuda a generar respuestas más homogéneas y alineadas con la información disponible en la organización, reduciendo el riesgo de inconsistencias entre cuestionarios y facilitando mantener un criterio común.
Además, el conocimiento deja de depender exclusivamente de la experiencia de determinadas personas y pasa a estar disponible a través de las fuentes configuradas en la solución. Los profesionales dejan de invertir gran parte de su tiempo en buscar información, revisar documentación y reconstruir respuestas para centrarse en validar y tomar decisiones sobre propuestas generadas a partir del conocimiento disponible.
De esta forma, el conocimiento acumulado por la organización se convierte en un activo reutilizable capaz de aportar valor a futuros cuestionarios y procesos similares.
03. Evidencias localizadas de forma automática
La solución no se limita a proponer respuestas. El agente especializado en evidencias permite localizar las referencias y URLs que pueden utilizarse para respaldarlas, reduciendo el esfuerzo adicional necesario para justificar cada respuesta. Esto resulta especialmente relevante en procesos de proveedores, seguridad y cumplimiento, donde no basta con proporcionar una respuesta: también es necesario poder identificar la información que la sustenta.
04. Más control sobre el proceso
La incorporación de logs, estados de ejecución y notificaciones proporciona una mayor visibilidad sobre el procesamiento de cada cuestionario. Los usuarios pueden conocer si una ejecución está en curso, ha finalizado correctamente o ha encontrado algún error, facilitando la gestión y seguimiento del proceso.
Transformación real: personas y colaboración a largo plazo 
- Las soluciones evolucionan con el negocio
- El dato se convierte en un activo estratégico
- Las personas en planta adoptan la tecnología como parte de su día a día
