CASO DE ÉXITO
Sector Sanitario
Cómo una organización sanitaria sentó las bases para evolucionar Microsoft 365 de forma coordinada y sostenible
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El cliente
Cuando cerca de 1.000 profesionales comparten herramientas, información y formas de trabajo, la tecnología deja de ser únicamente una plataforma y pasa a convertirse en un elemento estratégico para coordinar personas, procesos y conocimiento.
Ese era el escenario de una organización del sector sanitario integrada por dos entidades que compartían un entorno Microsoft 365 y una creciente necesidad de evolucionarlo de forma coordinada.
Con una larga trayectoria en el ámbito sanitario y un modelo basado en la colaboración entre profesionales, la organización desarrolla su actividad en un entorno donde la coordinación, la gestión de la información y la continuidad del servicio son factores clave para garantizar una atención de calidad.
EL RETO: EVOLUCIONAR HACIA UN ENTORNO DIGITAL CORPORATIVO, SEGURO Y GOBERNADO
El cliente ya contaba con un ecosistema Microsoft 365 compartido por dos entidades con diferentes niveles de adopción y madurez digital. Herramientas como Teams, SharePoint y OneDrive formaban parte del día a día de los equipos, aunque con niveles de uso muy desiguales entre áreas: mientras algunos equipos las habían integrado, otros apenas las utilizaban o desconocían buena parte de sus capacidades
El proyecto se desarrolló inicialmente sobre estas dos entidades, con el objetivo de definir un marco común que permitiera ordenar la evolución del entorno digital y facilitar su adopción de forma homogénea.
El desafío ya no era incorporar nuevas capacidades, sino comprender cómo se estaban utilizando las herramientas, identificar oportunidades de mejora y definir criterios que permitieran avanzar de forma coordinada en ambas entidades, donde la tecnología mejore el trabajo diario y se sostenga como capacidad propia. El cliente necesitaba responder a preguntas como: qué herramientas se estaban utilizando realmente, qué capacidades se encontraban infrautilizadas, cómo garantizar criterios homogéneos para la gestión de la información y cómo extender nuevas iniciativas de forma consistente entre ambas entidades.
Mientras algunas áreas presentaban niveles más avanzados de adopción, otras se encontraban en etapas diferentes de madurez digital. La organización necesitaba una visión global que permitiera coordinar estos avances y establecer criterios comunes para el futuro.
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Al mismo tiempo, resultaba necesario reforzar aspectos clave relacionados con la gestión de la información, la seguridad, el cumplimiento y la continuidad de negocio, asegurando que el crecimiento del entorno digital respondiera a un modelo común, sostenible y alineado con las necesidades del negocio.
LA SOLUCIÓN: UNA VISIÓN COMPARTIDA PARA EVOLUCIONAR MICROSOFT 365
Para dar respuesta a este desafío, h&k acompañó al cliente en un proceso de análisis orientado a comprender cómo colaboraban los distintos equipos, cómo se gestionaba la información y qué oportunidades existían para seguir evolucionando el ecosistema digital de la organización.
El proyecto comenzó con un diagnóstico de la situación real del entorno Microsoft 365, complementado con una auditoría de seguridad que permitió identificar riesgos, oportunidades de mejora y diferentes niveles de madurez digital entre áreas. A partir de este conocimiento, se definió un marco común para fortalecer la gestión de la información, la seguridad, el cumplimiento y la continuidad de negocio, estableciendo las bases para una evolución más ordenada y sostenible del ecosistema digital.
Todo este trabajo se consolidó en una hoja de ruta priorizada que permitirá a la organización avanzar de forma progresiva y coordinada la evolución de su ecosistema Microsoft 365, asegurando que las futuras iniciativas digitales se desarrollen sobre un modelo común y alineado con las prioridades del negocio.
Adopción, gobernanza y gestión del cambio
Además, se reforzaron las capacidades del órgano responsable de coordinar las iniciativas tecnológicas del grupo, mediante formación específica en gobernanza, identidad y accesos, seguridad y cumplimiento, sentando una base común de conocimiento para afrontar las siguientes fases de evolución del entorno Microsoft 365.
Como parte de la iniciativa, se conformó una red de más de 30 profesionales de distintos departamentos, pensada para impulsar la adopción y la gestión del cambio en las siguientes fases. En esta primera etapa, esta red fue clave para entender el contexto real de cada área: cómo se usaban las herramientas, qué necesidades tenía cada equipo y qué diferencias de madurez digital existían entre departamentos.
A partir de ese conocimiento, se diseñaron itinerarios formativos adaptados a distintos perfiles: colaboración, gestión documental, analítica y automatización.
EL RESULTADO: UNA ESTRATEGIA COMPARTIDA PARA CELEBRAR LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL
01. La base común para toda la organización
Hoy, la organización dispone de las bases y la estrategia necesarias para que, a medida que avance el despliegue, cerca de 1.000 profesionales compartan no solo las mismas herramientas, sino también una forma común de utilizarlas para colaborar mejor, gestionar la información de manera más eficiente y generar mayor valor para la organización. Nuestro cliente cuenta ahora con una estrategia común para evolucionar Microsoft 365, gestionar la información de forma coordinada y desarrollar futuras iniciativas digitales bajo criterios compartidos.
La organización dispone ahora de las capacidades necesarias para impulsar futuras iniciativas digitales sobre un modelo común de gobierno, una hoja de ruta alineada con las prioridades del negocio y una red de impulsores internos que sentará las bases para acelerar la adopción en toda la organización. Este modelo, desarrollado inicialmente para las dos entidades, incorpora itinerarios formativos modulares y una metodología común pensada para facilitar una evolución progresiva y sostenible del ecosistema Microsoft 365.
02. Capacidades para impulsar la adopción
Además, el proyecto permitió reforzar las capacidades de gobernanza de los administradores IT responsables del entorno, mediante formación específica ya impartida. En paralelo, se diseñaron itinerarios formativos dirigidos a los usuarios que liderarán la adopción y la gestión del cambio dentro de sus áreas, sentando las bases para su despliegue en las próximas fases. Como parte de esta propuesta, también se definieron diferentes itinerarios formativos basados en módulos, diseñados para facilitar una adopción progresiva y adaptada a los distintos niveles de madurez digital de la organización.
03. Medición y mejora continua
También quedaron habilitadas capacidades de analítica y automatización a través de Power BI y Power Automate para determinados perfiles, así como cuadros de mando que permitirán realizar el seguimiento de la adopción de Microsoft 365 y apoyar la toma de decisiones basada en datos a medida que avance su despliegue.Más que implantar tecnología, esta iniciativa ha permitido al cliente construir las capacidades organizativas necesarias para que su ecosistema Microsoft 365 continúe evolucionando de forma coordinada, segura y alineada con los retos del negocio.
Transformación real: personas y colaboración a largo plazo 
- Las soluciones evolucionan con el negocio
- El dato se convierte en un activo estratégico
- Las personas en planta adoptan la tecnología como parte de su día a día
