CASO DE ÉXITO

Sector Educación 

Centralización de la comunicación interna en un entorno global con SharePoint

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El cliente

Nuestro cliente es una organización internacional del sector educativo, especializada en la formación bilingüe infantil, con presencia en múltiples países y un modelo operativo distribuido. La compañía experimentaba un crecimiento sostenido y contaba con equipos repartidos entre Europa y Latinoamérica, lo que incrementaba la necesidad de disponer de canales de comunicación interna estructurados, accesibles y alineados con su identidad corporativa.
 
En este contexto, la Dirección identificó la necesidad de evolucionar su modelo de comunicación interna, hasta entonces basado principalmente en herramientas colaborativas utilizadas de forma descentralizada, con el objetivo de centralizar la información, mejorar su accesibilidad y reforzar la coherencia a nivel global.
EL RETO

Centralizar la comunicación interna en un entorno globalHK_separador_reverse

La comunicación interna era un elemento crítico para la organización, con un alto volumen de interacción entre equipos distribuidos en distintos países. Sin embargo, el modelo actual presentaba limitaciones derivadas de la falta de un entorno centralizado. Los principales retos identificados fueron:

  • Comunicación descentralizada, basada principalmente en Microsoft Teams, sin una estructura común.

  • Ausencia de un portal único para centralizar noticias, eventos, documentación y recursos corporativos.

  • Dificultad para garantizar un acceso homogéneo a la información en todos los países.
  • Falta de coherencia en los mensajes y en la alineación con la identidad corporativa.

  • Necesidad de segmentar contenidos por audiencias y filiales de forma eficiente.

  • Incremento de la complejidad operativa a medida que la organización crecía a nivel internacional.
LA SOLUCIÓN

Modernización gradual, segura y gobernada  HK_separador_reverse

Hemos diseñado e implementado una intranet corporativa en SharePoint como eje central de la comunicación interna, concebida como un entorno único, global y multidioma. La solución se planteó como una herramienta estratégica para estructurar la comunicación, mejorar el acceso a la información y reforzar la coherencia organizativa en un contexto internacional.

El enfoque permitió:

  • Centralizar en un único portal todas las comunicaciones, recursos y contenidos corporativos relevantes.

  • Estructurar la información de forma clara y accesible, facilitando su consumo por parte de equipos distribuidos.

  • Adaptar los contenidos mediante segmentación por audiencias, asegurando su relevancia según país o colectivo.
  • Integrar la intranet dentro del ecosistema Microsoft 365, conectando herramientas y simplificando el acceso.

  • Alinear el entorno con la identidad corporativa, aprovechando las capacidades nativas de diseño de SharePoint.

  • Capacitar a los equipos internos para la gestión autónoma y evolución continua del portal.

Metodología y fases del proyecto de Intranet con SharePoint

Fase 1. Definición y enfoque funcional

Análisis de necesidades y definición del modelo de intranet, priorizando la centralización de contenidos, la estructura de la información y la experiencia de usuario en un entorno global.

Fase 2 · Diseño, validación y construcción

Diseño del portal corporativo y validación del enfoque mediante iteraciones, asegurando alineación con la identidad corporativa y adaptación a los distintos colectivos y países. 

Fase 3 ·  Implantación y adopción

 

Despliegue progresivo de la intranet junto con formación a usuarios clave, garantizando la correcta adopción y la autonomía del cliente en la gestión del entorno.

Cómo trabajamos: enfoque, colaboración y adopción

 

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Enfoque iterativo y orientado a negocio

El proyecto se abordó de forma progresiva, priorizando la definición de contenidos, estructura y experiencia de usuario, con entregas incrementales que permitieron validar el enfoque desde las primeras fases.

Equipo conjunto y transferencia de conocimiento

La estructura conjunta cliente–h&k permitió:
 
  • Alinear la intranet con las necesidades reales del negocio desde el inicio.
  • Transferencia de conocimiento fluida durante todo el proyecto.
  • Reducción de la dependencia de terceros en la gestión y evolución del entorno.

Impulso a la adopción y sostenibilidad del entorno

Más allá de la implantación técnica:

  • Se formó a los equipos responsables de la creación y gestión de contenidos.
  • Se definieron buenas prácticas para el uso y mantenimiento de la intranet.
  • Se habilitó la gestión autónoma del portal por parte del cliente.
ENTREGRABLES

Valor tangible para el clienteHK_separador_reverse

Entre los entregables clave destacan:

  • Intranet corporativa en SharePoint, diseñada y desplegada como portal único de comunicación interna.
  • Estructura de contenidos y arquitectura de la información adaptada a un entorno global.
  • Configuración de audiencias para la segmentación de contenidos y noticias.
  • Directorio corporativo de personas y acceso centralizado a recursos y herramientas.
  • Diseño alineado con la identidad corporativa.
  • Formación a usuarios clave para la gestión y mantenimiento del entorno.

Estos entregables permitieron establecer un entorno estructurado, accesible y preparado para su evolución.

OUTSOUCING WEB (1)

Resultados obtenidos...

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Logros de negocio

  • Acceso más rápido y estructurado a la información corporativa.

  • Mejora en la eficiencia de la comunicación interna en un entorno distribuido.

  • Mayor coherencia y alineación en los mensajes a nivel global.

  • Reducción del tiempo dedicado a buscar documentación y recursos.

  • Experiencia de usuario más clara y homogénea.

 

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Logros en procesos y tecnología

  • Centralización de contenidos y comunicaciones en un único entorno.

  • Segmentación de información por audiencias y colectivos.

  • Integración con el ecosistema Microsoft 365 (Teams y Outlook).

  • Estandarización de la estructura de contenidos y gobierno del portal.

  • Mejora en la gestión y publicación de información corporativa.

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Logros potenciales a futuro

  • Base preparada para escalar la intranet a nuevas funcionalidades.

  • Posibilidad de integración con herramientas adicionales (LMS, analítica, etc.).

  • Evolución continua del entorno sin necesidad de rediseños completos.

  • Mayor autonomía interna frente a proveedores externos.

Qué aporta h&k de manera diferencial    HK_separador_reverse

  • Enfoque orientado a negocio, priorizando la utilidad real de la intranet frente a la complejidad técnica.

  • Diseño de soluciones globales adaptadas a entornos internacionales y equipos distribuidos.

  • Aprovechamiento avanzado de las capacidades nativas de Microsoft 365, sin desarrollos innecesarios.

  • Trabajo colaborativo con el cliente, asegurando adopción y autonomía desde el inicio.

  • Implementación ágil que combina estructura, calidad y velocidad de ejecución.

  • Acompañamiento más allá del proyecto, facilitando la evolución continua del entorno.

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