CASO DE ÉXITO

Sector Alimentación

Digitalización y automatización del ciclo documental para mejorar el control y la trazabilidad de la información

 

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El cliente

Nuestro cliente es una fundación especializada en la atención y apoyo a jóvenes en el ámbito de la salud mental, con una elevada carga documental asociada a procedimientos, normativas internas y procesos de calidad sujetos a revisión, validación y publicación.

Aunque la organización ya utilizaba Microsoft SharePoint como repositorio documental, gran parte de la gestión seguía dependiendo de procesos manuales, la aprobación de documentos, el control de versiones y la publicación de información vigente carecían de un modelo estructurado, lo que dificultaba la trazabilidad y aumentaba la dependencia del seguimiento individual por parte de los usuarios.

Sobre la infraestructura Microsoft 365 existente, h&k implantó SharePoint | Gestor Documental para automatizar el ciclo documental y garantizar el control, la trazabilidad y la validación de la información.

El reto: Optimizar la gestión de información y reducir la carga operativa HK_separador_reverse

 La organización gestionaba procedimientos y documentación interna mediante procesos manuales de revisión y aprobación. La existencia de múltiples versiones, la falta de trazabilidad y la dependencia del correo electrónico dificultaban el control de los documentos y su publicación.

Entre los principales retos destacaban:  

  • Centralizar la documentación corporativa
  • Automatizar los procesos de aprobación.
  • Garantizar el control de versiones
  • Mejorar la trazabilidad de los documentos.
  • Asegurar la publicación de información vigente y validada
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La solución: Transformar Sharepoint en un Gestor Documental

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h&k implantó una solución de gestión documental sobre el SharePoint existente de la organización, transformando un repositorio de documentos en una plataforma capaz de controlar todo el ciclo de vida documental. La solución permitió automatizar los procesos de revisión y aprobación, centralizar la documentación y garantizar la trazabilidad de cada acción realizada sobre los documentos.

Entre las capacidades implantadas destacaban:

Flujos automatizados de revisión y aprobación

Trazabilidad completa de cambios y validaciones

Integración con SharePoint Online y Power Platform

Acceso a documentación siempre vigente y validada 

Metodología y fases del proyecto

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 Análisis documental:

Identificación de procesos, circuitos de aprobación, tipologías documentales y necesidades de gobierno de la información.  

 Diseño de la solución:

Definición de bibliotecas documentales, metadatos, permisos, estados y reglas de gestión adaptadas a la operativa de la organización.  

 Automatización y validación:

Configuración de flujos de revisión y aprobación, notificaciones automáticas y trazabilidad documental mediante SharePoint y Power Platform.  

 Adopción y evolución:

Formación de usuarios y puesta en marcha de una plataforma preparada para crecer con nuevos procesos, departamentos y necesidades de negocio.  

Capacidades implantadas del Gestor Documental

 Se abordaron distintos procesos operativos de alto impacto:

GESTIÓN DOCUMENTAL Y GOBIERNO DE CONTENIDOS

INTEGRACIÓN CON EL ECOSISTEMA MICROSOFT 365

PUBLICACIÓN CONTROLADA DE DOCUMENTACIÓN

AUTOMATIZACIÓN DE APROBACIONES Y FLUJOS DE TRABAJO

 

Resultados reales y escalables

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Logros de negocio

  • Mayor confianza en la documentación publicada y utilizada por los equipos.
  • Reducción de errores derivados del uso de versiones incorrectas o desactualizadas.
  • Agilización de los procesos de revisión y aprobación documental.
  • Mejora del cumplimiento de procedimientos internos y requisitos de calidad.
  • Menor dependencia de procesos manuales basados en correo electrónico.
  • Incremento de la productividad de los usuarios implicados en la gestión documental.

 

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Logros en procesos y tecnología

  • Centralización de la documentación corporativa en un único entorno.
  • Digitalización del ciclo completo de revisión, aprobación y publicación documental.
  • Automatización de flujos de trabajo y notificaciones.
  • Control de versiones y estados documentales.
  • Trazabilidad completa de revisiones, validaciones y publicaciones.
  • Publicación controlada de documentación vigente y aprobada.
  • Integración nativa con Microsoft 365 y Power Platform.
  • Base documental preparada para futuras iniciativas de gobierno y cumplimiento.
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Logros potenciales a futuro

  • Extensión del modelo documental a nuevos departamentos y procesos.

  • Evolución hacia iniciativas avanzadas de gobierno documental.

  • Incorporación de políticas de cumplimiento y clasificación de la información.

  • Preparación de una fuente documental fiable para futuros proyectos de inteligencia artificial y gestión del conocimiento.

  • Escalabilidad del modelo sin necesidad de incorporar nuevas plataformas documentales.

Transformación real: personas y colaboración a largo plazo    HK_separador_reverse

Este proyecto demuestra que la transformación digital real no se basa únicamente en la tecnología, sino en las personas y la colaboración sostenida en el tiempo.

La implicación del cliente, junto con el acompañamiento de nuestro equipo de expertos de h&k, ha permitido construir un modelo de mejora continua donde:

  • Las soluciones evolucionan con el negocio
  • El dato se convierte en un activo estratégico
  • Las personas en planta adoptan la tecnología como parte de su día a día

Es en este tipo de relaciones a largo plazo donde se pone de manifiesto el verdadero valor de la transformación digital: no solo mejorar procesos, sino cambiar la forma en que la organización utiliza el dato para tomar decisiones y evolucionar.

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